Formation Efficacité personnelle et gestion des réunions

Comprendre soi-même et les autres

• Comprendre que lorsque nous demandons à d'autres personnes d'assister à une réunion, nous leur imposons notre liste de priorités
• Qu'est-ce qui détermine notre comportement ?
• Sommes-nous conscients de l'impact de notre comportement sur les autres : répondent-ils toujours de la manière dont nous le souhaitons et comme ils le devraient ? Sinon, pourquoi… ?

Le processus de gestion des réunions

• Pourquoi une réunion est-elle nécessaire ; quelles sont les alternatives ; est-ce que l'une d'entre elles est préférable ?
• Le processus pour convoquer, gérer et préparer les réunions :
  • Élaborer un ordre du jour significatif couvrant les objectifs de la réunion, les sujets à traiter et les durées suggérées
  • Inviter uniquement les bonnes personnes – et personne d'autre
  • Gérer la réunion : ne permettre que les contributions pertinentes (tout en veillant à distinguer ce qui est pertinent de ce qui ne l'est pas) ; s'en tenir à l'ordre du jour ; respecter les délais
  • Produire des livrables : pas nécessairement un compte rendu détaillé mais, au minimum, des actions à mener
  • Organiser des réunions de suivi

Assister à des réunions

• Ai-je besoin d'assister à toutes les réunions auxquelles je suis invité ?
• Comment décider d'assister (ou non) à une réunion ?
• Quelles justifications ai-je pour refuser d'assister ?
• Que puis-je faire d'autre pendant une réunion concernant les participants, le sujet discuté et les horaires ?

Autres questions d'efficacité personnelle et de gestion du temps

• Fixer des objectifs – personnels et professionnels – et s'y tenir
• Priorisation du travail
  • Comment décider de ce qui doit être fait ?
  • Comment prioriser ces activités ?
• Temps imposé par les employés : mes subordonnés et collègues travaillent-ils pour moi, ou est-ce moi qui travaille pour eux… ?
• Voleurs de temps : que d'autres choses me volent du temps et que puis-je faire à ce sujet ?
  • E-mails
  • Appels téléphoniques
  • Interruptions imprévues
  • Activités de diversion : procrastination…
  • Autres éléments…
• Délégation efficace
• Affermissement : rechercher un compromis ; apprendre à dire « non » efficacement