Formation Filing Techniques and Documentation Management
[La gestion des documents est le contrôle systématique des documents et des enregistrements tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur élimination finale, en passant par leur traitement, leur distribution et leur utilisation.
Cette formation en direct (en ligne ou sur site), animée par un formateur, s'adresse aux chefs de bureau débutants qui souhaitent acquérir des connaissances et des compétences en matière de techniques de classement et de gestion de la documentation.
A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Comprendre les principes d'un système de classement efficace.
- Apprendre les techniques de gestion et de contrôle des documents physiques et électroniques.
- Développer des compétences en matière de création, de maintenance et d'archivage des documents.
- Appliquer les meilleures pratiques de gestion de la documentation pour améliorer l'efficacité de l'organisation.
Format du cours permettant d'évaluer les participants
- Exposé et discussion interactifs.
- Beaucoup d'exercices et de pratique.
- Mise en œuvre pratique dans un environnement live-lab.
Options de personnalisation du cours
- Pour demander une formation personnalisée pour ce cours, veuillez nous contacter.
Plan du cours
Introduction au classement et à l'archivage Documentation Management
- Types de systèmes de classement (alphabétique, numérique, thématique, géographique)
- Avantages et inconvénients des différents systèmes
- Rôle de la documentation dans les organisations
- Exigences légales et réglementaires
Mise en place d'un système de classement efficace
- Évaluer les besoins de l'organisation
- Choix du système d'archivage approprié
- Normaliser les conventions de dénomination des fichiers
- Types de classeurs et de solutions de stockage
- Techniques d'étiquetage et d'indexation
Gestion des documents actifs
- Identifier les documents actifs
- Stratégies de gestion des documents actifs
- Création d'un plan de classement
- Mise en œuvre et maintenance du plan de classement
Electron Document électronique Management
- Introduction aux systèmes de gestion électronique des documents (SGED)
- Avantages de l'archivage numérique
- Meilleures pratiques pour la numérisation des documents
- Gestion des documents numérisés
Cycle de vie des documents Management
- Normes de création de documents
- Capture des documents dans le système
- Définition des calendriers de conservation
- Conformité légale et réglementaire pour la conservation des documents
- Élimination sûre et sécurisée des documents archivés
Sécurité et confidentialité
- Protocoles de sécurité pour les documents physiques et électroniques
- Contrôles Access et autorisations des utilisateurs
- Comprendre les lois et réglementations relatives à la confidentialité des données
- Garantir la conformité des pratiques documentaires
Archivage et conservation
- Méthodes d'archivage des documents
- Solutions de stockage à long terme
- Techniques de conservation des documents physiques
- Assurer la longévité des documents électroniques
Mise en œuvre des meilleures pratiques
- Procédures opérationnelles standard (POS)
- Amélioration continue des processus documentaires
Résumé et prochaines étapes
Pré requis
- Aucun prérequis n'est nécessaire
Public
- Office managers
- Assistants administratifs
Les formations ouvertes requièrent plus de 3 participants.
Formation Filing Techniques and Documentation Management - Booking
Formation Filing Techniques and Documentation Management - Enquiry
Nos clients témoignent (4)
Il était agréable d'en savoir plus sur le QI Emotional (EQ)
Itzel Hernandez Diaz
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La session SMART Goal a été la partie la plus agréable de la formation, car elle m'a aidé à gérer mon temps correctement. Elle m'a aidé à fixer mes objectifs plus clairement et j'ai pu constater que la définition de SMART Goal peut s'appliquer à presque tous les domaines tels que Finance, la vie sociale, la carrière et l'épanouissement personnel.
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J'ai aimé l'implication de la formatrice et la façon dont son énergie a impliqué les participants, la formation était intéressante, avec de nombreux faits et exemples concrets, des exercices pratiques. C'était génial !
Jelizaveta (Liza) - ASSTRA Forwarding AG
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I generally was benefit from the interaction and flexibility.
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A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Identifier et surmonter les principaux obstacles et défis à une gestion efficace de son temps.
- Fixer des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) et les aligner sur leurs valeurs et leur vision.
- Hiérarchiser et planifier leurs tâches et activités à l'aide de divers outils et méthodes tels que le principe de Pareto, l'analyse ABC, la matrice d'Eisenhower et la loi de Parkinson.
- Contrôler et suivre l'utilisation de leur temps et identifier et éliminer les pertes de temps et les distractions.
- Déléguer et assigner les tâches de manière appropriée et communiquer clairement et avec assurance avec les autres.
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- Discussions facilitées
- Sessions de coaching pour les délégués - avec un retour d'information complet
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- Définir le terme "coaching" et expliquer en détail l'utilisation du coaching pour améliorer les performances individuelles et collectives - en particulier en ce qui concerne son utilisation pour comprendre les raisons d'une sous-performance (et y remédier).
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De courtes conférences concluent les questions pratiques et expliquent les mécanismes psychologiques de base en rapport avec l'expérience professionnelle des participants.
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- Leurs patrons
- Leurs clients et intervenants internes et externes
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Le cours sera une combinaison hautement interactive de:
- Discussions animées
- Présentations de diapositives
- Exercices et études de cas
À la fin du cours, les délégués seront en mesure de:
- Reconnaître le besoin de gérer son propre comportement avant qu'il puisse influencer le comportement des autres
- Comprendre les forces et les faiblesses des différents moyens de communication disponibles
- Gérer leurs clients et intervenants internes et externes
- Expliquez comment faire face aux situations difficiles qu’ils peuvent rencontrer au bureau
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A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Identifier les biais et les fausses pistes logiques dans le raisonnement.
- Appliquer les techniques de pensée critique à des scénarios du monde réel.
- Améliorer les processus de prise de décision grâce à une analyse structurée.
- Améliorer les stratégies de résolution de problèmes dans des situations complexes.
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A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Mesurer le QE individuel pour comprendre comment mieux interagir avec leurs collègues.
- Comprendre les émotions et les styles de comportement des autres afin d'améliorer les relations avec les coéquipiers.
- Utiliser l'intelligence émotionnelle pour créer un environnement de travail positif et productif.
- Utiliser l'intelligence émotionnelle pour gérer les changements et les conflits au travail.
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A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Comprendre les deux types de stress : la détresse et l'eustress.
- Formuler leurs indicateurs personnels et leurs moyens de soulager le stress.
- Créer un plan avec des routines spécifiques pour améliorer le calme, la clarté et l'énergie, tout en minimisant le stress accumulé au cours de la journée.
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- Traiter les croyances génératrices de stress et de perte d'autonomie dans le domaine du travail, de la vie et des relations.
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A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Apprenez à animer efficacement des réunions en ligne pour des participants à distance.
- Créer un environnement virtuel sûr et engageant pour les conférences en ligne en adoptant le bon ton et le bon état d'esprit.
- Gérer plus efficacement les réunions en ligne en choisissant une plateforme adaptée et en se familiarisant avec la technologie.
- Maintenir l'engagement des participants en stimulant les conversations en ligne.
- Construire des liens plus profonds avec les participants et les autres praticiens afin d'apprendre collectivement et d'acquérir des connaissances précieuses.
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A l'issue de cette formation, les participants seront en mesure de :
- Comprendre la science et les principes qui sous-tendent la pleine conscience.
- Développer la conscience de soi pour améliorer les compétences en matière de prise de décision et de leadership.
- Améliorer la concentration, la productivité et l'intelligence émotionnelle.
- Gérer le stress au travail, l'incertitude et les situations de haute pression.
- Favoriser une culture de travail positive et collaborative.
- Appliquer les techniques de la pleine conscience pour améliorer la créativité et la résolution de problèmes.
Managing Remote Teams
7 HeuresCette formation en direct (en ligne ou sur site) s'adresse aux managers et aux dirigeants qui souhaitent mettre en œuvre les outils, les compétences et les méthodologies adéquats pour gérer des équipes à distance.
A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Explorer le leadership à distance, les structures et les composants pour adapter avec succès une configuration de travail à distance.
- Développer la confiance, les objectifs, la culture et le travail d'équipe pour créer une équipe à distance efficace et productive.
- Utiliser les outils et technologies existants pour améliorer la communication et la collaboration virtuelles.
- Mettre en œuvre des méthodes de fixation d'objectifs et de gestion de projets pour mesurer les performances d'une équipe à distance.
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Les gestionnaires, les chefs d’équipe et les membres du personnel qui estiment que:
- Ils assistent à trop de réunions
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Format du cours permettant d'évaluer les participants
Le cours sera une combinaison hautement interactive de:
- Discussions animées
- Présentations de diapositives
- Exercices et études de cas
À la fin du cours, les délégués seront en mesure de:
- Comprendre la nécessité de gérer efficacement les réunions – en respectant les contraintes de temps de ceux qu’ils invitent aux réunions
- Suivez les processus standard pour appeler, gérer et préparer le résultat des réunions.
- Apprécier plus largement certaines façons de se gérer soi-même et de gérer son temps plus efficacement : travailler plus intelligemment et non plus dur…
Facilitating Reskilling and Upskilling for a Future-Ready Team
14 HeuresCette formation en direct avec instructeur à France (en ligne ou sur place) s'adresse aux professionnels des RH débutants et aux chefs d'équipe qui souhaitent développer des stratégies efficaces de recyclage et d'amélioration des compétences afin de préparer leur personnel à l'évolution des exigences du secteur de la technologie.
A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Apprendre les outils et les stratégies permettant d'identifier les lacunes en matière de compétences et de concevoir des initiatives efficaces de recyclage et d'amélioration des compétences.
- Favoriser une culture d'apprentissage continu pour s'adapter aux changements rapides dans le secteur technologique.
- Mettre en œuvre des mécanismes efficaces de mesure et de retour d'information pour assurer l'alignement et la réussite du programme.
Stress Management and Prevention
7 HeuresCette formation en direct (en ligne ou sur site) dispensée par un formateur est destinée aux professionnels débutants souhaitant comprendre la dynamique du stress, apprendre des stratégies pratiques pour gérer le stress et mettre en œuvre des techniques pour améliorer le bien-être au travail.
À la fin de cette formation, les participants seront capables de :
- Identifier les facteurs de stress personnels et professionnels.
- Distinguer entre un stress productif et un stress négatif.
- Appliquer des techniques pratiques pour réduire et gérer le stress.
- Développer une résilience grâce aux exercices d'empowerment.
Workshop: Boost your productivity with this new method!
7 HeuresCette formation 1-1 live (online) en <loc> ; est destinée à tous ceux qui souhaitent obtenir plus de structure et de productivité dans leur travail.
A l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Gagner plus dans la vie.
- Maîtriser son temps.
- Retrouver sa concentration.
- Planifier sa semaine efficacement.
- Savoir comment gérer le stress.